Oficial de Registro de Imóveis, Títulos e Documentos e Registro Civil da Comarca de Mongaguá - SP

PROGRAMA DE COMPLIANCE

 

1.CONCEITO

 

De acordo com a Lei Federal nº.12.846/13 (Lei Anticorrupção), recomenda-se às empresas que mantêm relações com os órgãos públicos – as serventias extrajudiciais são fiscalizadas pelo Poder Judiciário –a implementação de um programa de compliance, cujo significado mais próximo ao português seria “conformidade”.

Trata-se de um conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e de conduta, além de possuir políticas e diretrizes com o objetivo de detectar desvios, fraudes e irregularidades.

 

2.COMPLIANCE OFFICERS

 

Para o acompanhamento deste programa é preciso compor o quadro de Compliance Officers, que serão os responsáveis por desenvolver e coordenar todas as políticas, ferramentas e decisões que precisam ser tomadas. Nos Registros Públicos de Mongaguá, foram designados os seguintes colaboradores para compor o quadro de Compliance Officers:

 

  1. Rodolfo Faria Moreno Rosa

  2. Marcos Antonio Rodrigues dos Santos

  3. Marcos Paulo Pereira de Jesus

 

3. PÚBLICO ALVO

 

Este manual deve ser apresentado, compreendido e posto em prática por todos os colaboradores e fornecedores dos Registros Públicos da Comarca de Mongaguá.

 

4.OBJETIVOS

 

  • Executar política anticorrupção e de boa governança.

  • Atender e adequar-se às legislações anticorrupção, lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo.

  • Mapear, identificar e Monitorar as principais situações e setores de riscos.

  • Disponibilizar canais de comunicação, além de respostas rápidas e diretas às comunicações efetuadas.

  • Facilitar a tomada de decisões necessárias para regularização de problemas relatados.

  • Permitir a investigação e colaboração com os órgãos públicos.

  • Reduzir os riscos de práticas irregulares por seus colaboradores e/ou terceiros.

 

5.ETAPAS MACRO DO PROGRAMA

 

  • Recepção da ocorrência: Através dos canais de comunicação e envio da resposta.

  • Investigação e apuração: Os responsáveis (compliance officers) irão investigar e apurar a ocorrência no local da atividade suspeita.

  • Providências: Corrigir as irregularidades e aperfeiçoar o serviço prestado.

  • Resposta Formal: Registrar as tratativas da ocorrência e formalizar a resposta adequada.

 

Observação:

  • Há possibilidade de comunicar ocorrências de forma anônima.

  • As respostas somente serão enviadas para aqueles que se identificarem no envio da ocorrência.

  • Sempre que possível serão divulgadas as atitudes pelo programa de compliance.

 

6.CANAIS DE COMUNICAÇÃO

 

  • Através do e-mail do Oficial: rimongagua@yahoo.com.br

  • Através do site do cartório no “fale conosco”: www.rimongagua.com.br

  • Através da caixa de sugestões localizada na recepção da serventia (para o cliente).

  • Através da caixa de sugestões localizada no pavimento superior (para os colaboradores).

 

Observação:

  • Além dos canais acima citados é possível comunicar os fatos diretamente para os Compliance Officers na serventia.

  • Qualquer pessoa pode relatar situações de desvios.

  • As comunicações podem ser realizadas de forma anônima, pois a intenção é a apuração de eventuais condutas suspeitas.

  • Não haverá qualquer prejuízo para o indivíduo que comunicar situações de risco, ainda que relate conduta de seu superior hierárquico.

  • As respostas serão enviadas no prazo de 5(cinco) dias úteis.

 

7.ETAPAS DAS APURAÇÕES E PROVIDÊNCIAS

 

Comunicada uma situação, os Compliance Officers serão acionados e realizarão as seguintes etapas:

  1. Apuração preliminar de procedência da informação;

  2. Informar em até 5 dias, quando possível, o recebimento da reclamação;

  3. Atuação no setor onde está ocorrendo o ato suspeito;

  4. Realização de entrevistas, colheitas de documentos e quaisquer outros atos que não violem o direito à privacidade e a honra dos colaboradores;

  5. Corrigir as irregularidades e aperfeiçoar o serviço prestado (quando necessário);

  6. Se necessário, tomar atitudes sancionatórias e garantir a comunicação aos órgãos públicos responsáveis;

  7. Registrar as tratativas em documento denominado controle de ocorrência;

  8.  Comunicar e divulgar as medidas realizadas na serventia (quando possível).

 

8.SISTEMA DE FISCALIZAÇÃO PREVENTIVA

 

Todos os processos internos da serventia desde a recepção até a entrega do título ou certidão são monitorados pelos Compliance Officers e pelo Oficial.

A análise dos quesitos de cada entrada da ata de correição externa é feita constantemente ao longo do ano, a fim de que a serventia cumpra rigorosamente as regras estipuladas pela Corregedoria Geral da Justiça.

Somente são contratados fornecedores que emitem nota fiscal de venda ou prestação de serviços. Aqueles que descumprem essa regra ou revelem algum comportamento antiético deixam de contratar com a serventia.

 

9.LISTA DE PRÁTICAS INACEITÁVEIS

 

Colaboradores e usuários devem denunciar atos que foram executados para obter vantagens ou beneficiar terceiros. As principais práticas inaceitáveis são:

 

  1. Aceitar benefícios e/ou subornos de usuários em troca de vantagens.

  2. Divulgar informalmente dados constantes nos arquivos da serventia.

  3. Cobrar de forma incorreta e/ou divergente do serviço prestado.

  4. Alterar a forma de recebimento de valores.

  5. Rasurar documentos.

  6. Alterar a prioridade das prenotações.

  7. Autorizar registros de documentos não aptos.

  8. Atualizar de forma incorreta os indicadores.

  9. Exercer atividades conflitantes com a área de atuação da serventia.

  10. Indicar para usuários eventuais prestadores de serviços.

  11. Manter vínculos com prestadores de serviços.

  12. Realizar alterações indevidas na base de dados.

  13. Denúncias mal-intencionadas.

  14. Omitir ou não informar qualquer atividade suspeita.

  15. Omitir ou não informar erro próprio.

 

Importante: Os usuários e colaboradores podem denunciar qualquer tipo de atitude ou prática realizadas pelos colaboradores dessa serventia, independentemente de constar na lista acima.